Бизнес-процесс представляет собой повторяющуюся последовательность операций, направленную на создание ценного продукта для заказчика. Это может быть как товар, услуга, так и документ, информация. Процессы такого рода чаще всего изображаются в виде блок-схем с помощью специальных инструментов, хотя возможно их отображение на бумаге.
Что такое бизнес-процесс
Если в качестве примера рассматривать интернет-магазин, то основные бизнес-процессы в данном случае предусматривают обработку заказов, организацию доставки, управление складскими запасами, обработку возвратов. Обработка заказа может быть разбита на более мелкие действия, представляющие собой отдельные этапы. Например, добавляется сборка заказа.
Потребителя можно назвать ключевым элементом начала и завершения процесса. Независимо от характера бизнеса все начинается с удовлетворения его потребностей и завершается предоставлением ему того, что он хочет получить. Потребители бывают двух типов – внешние и внутренние. Внешний потребитель взаимодействует с организацией на уровне материального обмена. Например, клиент приобретает товар или услугу. Внутренний потребитель работает в организации и использует результаты бизнес-процесса для решения конкретных задач внутри коллектива. Это может быть бухгалтер, занимающийся расчетом зарплаты для сотрудников, или менеджер, составляющий отчеты по продажам для руководства.
Цель бизнес-процессов заключается в преобразовании сложной информации в легко воспринимаемую форму для последующего анализа и принятия решений. Грамотное управление в данном случае имеет большое значение, поскольку от этого во многом зависит успех коммерческой деятельности.
Бизнес-процесс состоит из таких элементов:
-
Вход. Начальные сырье или данные, необходимые для запуска процесса.
-
Выход. Результат выполненной работы.
-
Ресурсы. Необходимы для выполнения процесса. Это могут быть материальные или информационные ресурсы.
-
Управляющие действия. В данном случае речь идет о методах, инструкциях по повышению качества, правилах выполнения и требованиях, регулирующих ход процесса.
-
Владелец. Лицо, владеющее ресурсами, управляющее процессом и несущее ответственность за его результат. Это может быть не только руководитель подразделения, но и сотрудник, ответственный за действие, например, управляющий складом в случае сборки заказов.
-
Исполнители. Сотрудники, участвующие в выполнении работы.
-
Критерии оценки. Параметры, по которым владелец определяет эффективность процесса (время исполнения и дополнительные издержки).
Важность управления бизнес-процессами
Благодаря эффективному управлению бизнес-процессами облегчаются задачи менеджеров. Первое преимущество – измерение и коррекция операционных действий. Адаптация с учетом потребностей бизнеса становится более простой.
Еще один положительный момент – повышение производительности персонала. Координация потребностей в рабочей силе и бизнеса позволяет повысить эффективность труда сотрудников. Благодаря грамотно спланированным действиям внесение улучшений становится более эффективным. Система управления бизнес-процессами обеспечивает быструю реакцию на изменения в проектах и выявление новых возможностей для развития. Если грамотно все спланировать, можно рассчитывать на более быстрое и эффективное достижение целей компании, стратегическое развитие, повышение качества продукции и услуг.
Если более подробно рассматривать преимущества управления бизнес-процессами, стоит отметить такие факторы:
-
Повышение гибкости бизнеса. Компании могут легко адаптироваться к изменениям внешних условий (технологический прогресс, появление новых конкурентов или изменения в регулировании).
-
Повышение эффективности. С помощью автоматизации бизнес-процессов можно более точно выявлять и устранять слабые места, что в итоге экономит время и ресурсы компании. Более глубокое понимание каждого этапа способствует выявлению новых технологических решений, поиску новых точек роста.
-
Простота передачи информации. С ростом компании и изменением состава персонала возникает потребность в эффективной передаче данных. Компании полагаются на определенных сотрудников для полного понимания определенных процессов. Однако такая модель становится неэффективной и дорогостоящей после их ухода. Благодаря автоматизации можно получить подробную карту процессов, которую можно документировать, архивировать и передавать новым сотрудникам. Знания могут использоваться при обучении новых специалистов, что снижает возможные сбои, связанные с изменениями в составе персонала.
Инициативы непрерывного улучшения основаны на идее, что небольшие постепенные изменения могут сделать предприятие более успешным. Информация, предоставляемая сервисом о различных бизнес-процессах, способствует их совершенствованию и адаптации.
Как построить успешный бизнес-процесс
В первую очередь определите цель процесса. Основные – направлены на добавление ценности клиенту и приносят прибыль (продажи). Вспомогательные – помогают осуществлять основные процессы (введение нового работника в должность)
Далее нужно обозначить границы. Они определяют начало и конец, охватывая все операции. Например, в процессе «Продажи» началом может быть заявка от клиента, а концом – доставка готового продукта. Обязательно определите основные действия бизнес-процесса. Они предусматривают этапы, из которых он состоит.
Определите ответственных лиц и исполнителей для каждого действия. Сюда стоит отнести специалиста, ответственного за планирование, руководителя, обеспечивающего четкое выполнение процесса, управленческую команду, исполнителей, выполняющих работу. Спланируйте результаты каждого действия. Они должны быть проверяемыми. Например, подписанная товарно-транспортная накладная подтверждает получение клиентом товара.
Добавьте альтернативные пути процесса. Описав идеальное развитие событий, включите альтернативные пути для случаев, когда условия меняются. Благодаря этому будет обеспечена гибкость действий. Добавьте документы к схеме бизнес-процесса. Записи и документация важны для устранения непониманий. Например, запись о переносе заказа поможет предотвратить неприятные ситуации.
Добавьте инструменты и программы, используемые в процессе. Это могут быть чек-листы, технологические карты, фотографии. Эти инструменты помогают облегчить работу и обучение новых сотрудников. Еще нужно определить ключевые показатели эффективности, а именно срок выполнения заказа или стоимость привлечения клиента. Они позволяют измерять эффективность и оптимизировать работу.
Бизнес-процессы должны быть согласованы, обеспечивать единый порядок в общей системе. Тестирование позволяет оценить правильность предыдущих шагов и подразумевает возможность оптимизации процесса.
Нельзя недооценивать значимость планирования бизнес-процессов компании. В этом деле хорошим помощником станет компания Service inspector. Ее услугами воспользовались более 1500 клиентов. Ежемесячно здесь проходят более 150 тысяч чек-листов, что подчеркивает востребованность сервиса. Вы получите возможность анализировать свой бизнес, выявлять новые точки роста и увеличивать эффективность деятельности. При грамотном подходе к делу повышение прибыли будет гарантировано.
Можно воспользоваться мобильной версией сервиса, что обеспечивает удобство доступа и анализа в любое время и в любом месте. Клиенты могут получать отчетность непосредственно в мобильном приложении. Мобильный сервис обеспечивает мгновенный доступ к данным и результатам, что повышает оперативность принятия решений.
Сервис предоставляет инструменты для отслеживания динамики в бизнесе. Клиенты могут оперативно реагировать на изменения и принимать соответствующие меры. Сервис от компании Service inspector разработан с учетом удобства пользования, что делает его привлекательным для широкого круга владельцев компаний. Он охватывает различные отрасли, предоставляет возможность анализа бизнес-процессов в разнообразных сферах деятельности. Компания Service inspector занимается вопросами управления бизнес-процессами не первый год. Она обладает в данной сфере большим опытом, который способствует эффективному решению задач клиентов. Делаем простой вывод. Если вы хотите вывести деятельность своей компании на новый качественный уровень, воспользуйтесь услугами Service inspector.
