Контроль над тем, как расходуются деньги и проводятся платежи, является важной составляющей деятельности любой компании. Поэтому совершенствованию систем согласования и контроля своевременного выполнения всех транзакций необходимо уделять значительное внимание.
Эксперты сервиса «Финансист» поделились своим опытом и рассказали про этапы развития работы с платежами в компаниях.
1. Эра «бумажного кошмара»
Для качественной организации работы ещё не так давно требовалось тщательно сортировать документы, следить, чтобы ни один из них не затерялся и все оплаты проводились своевременно. Появление каждого нового счёта создавало дополнительные проблемы по установлению его приоритетности и расположения в общей стопке платежей. При этом нужно было постоянно перепроверять внесённые данные, чтобы исключить ошибки.
2. Время Excel
Общий список платежей в электронном формате существенно упростил работу финансистов и руководителей фирм. Случилось это в начале 2000-х, после появления Excel. Его функционал уже позволял делать автоматические подсчёты, применять формулы. Переход к электронным таблицам значительно упростил жизнь сотрудникам.
В это же время отпала необходимость постоянно ходить за согласованиями: многие вопросы стали решаться с помощью электронной почты.
Однако работа с платежами через Excel и почту имела и недочёты — документы терялись, заполнять реестр было достаточно сложно, не исключались ошибки, а контрагент не всегда был в курсе статуса своего платежа.
3. Эпоха «1С» и «Битрикс24»
Система «1С» преодолела изъяны таблиц Excel, исключила опасность ошибок в подсчётах и заполнениях. «Битрикс24» заменил почту и мессенджеры, объединив в себе ряд функций, включая работу с облачным хранилищем и оборотом документов.
4. Специализированные системы и их время
По мнению экспертов сервиса «Финансист», удачным примером могут быть инструменты для ведения управленческого учёта. Они позволяют держать счета в подконтрольном состоянии, осуществлять их визирование и классификацию. Однако важнее, что в таких системах проще формировать реестр и можно составить календарь платежей. При этом и собственник бизнеса, и контрагент имеют возможность видеть статус процессов.
Использование специализированных сервисов даёт возможность свести к минимуму число сотрудников, требуемых для выполнения работы по согласованию платежей, проще осуществлять координацию их работы и распределение финансовой нагрузки.
