Многие компании долго живут с одним-единственным финансистом. Он же и отчёт подготовит, и платёжку отправит, и бюджеты сверстает, и с банками поговорит. Всё держится на одном человеке, и вроде бы работает. До тех пор, пока не происходит сбой. Или просто становится слишком тяжело.
В этой статье эксперт сервиса «Финансист» рассказал, как понять, что один специалист уже не справляется с задачами, и что с этим делать.
Как выглядит «перезревшая» финфункция
Есть характерные признаки, по которым можно понять: пора перестраиваться.
1. Финансист отвечает за всё и поэтому ничего не успевает. Вчера делал отчёт по выручке, сегодня согласует договор, завтра проводит сверку с контрагентами. Всё горит. Стратегии — ноль. Всё — в операционке.
2. Отчёты делаются с опозданием, а цифры постоянно пересчитываются. Данные собираются вручную, из разных источников. Каждый месяц — как с чистого листа. Владельцу или директору приходится «верить на слово».
3. Нет прозрачности по подразделениям, проектам и направлениям. Бизнес растёт, появляются новые направления, а учёт всё ещё общий на все процессы разом. Точки прибыли не видны, а управление вызывает трудности даже в базовых вещах.
4. Решения по деньгам принимаются в панике или на глаз. Платёжки согласовываются в последний момент, кассовые разрывы не прогнозируются, бюджет не соблюдается, и постоянно приходится выкручиваться.
5. Финансист регулярно говорит, что ему не хватает рук — и это правда. Не жалобы и ленивый подход к работе, а объективная перегрузка: всё держится на одном человеке, ошибок становится больше, растёт усталость и риск выгорания.
Почему это опасно
Пока всё работает — кажется, что нормально. Но перегруженная финфункция — это:
-
потенциальные ошибки в расчётах;
-
риски для бизнеса, вроде срывов платежей и неверных управленческих решений;
-
потеря ключевого сотрудника = парализованный учёт;
-
полное отсутствие развития: никто не думает наперёд, все тушат пожары.
Когда пора строить команду
Если узнаёте хотя бы один пункт — значит, время пришло.
-
Выручка выше 100–150 млн рублей в год. Один человек уже не справляется.
-
В штате больше 30 человек. Зарплаты, налоги, учёт — объём растёт.
-
Несколько направлений или филиалов. Без раздельного учёта не видно, где прибыль.
-
Руководитель сам разбирается в отчетах. Финансы не выполняют свою функцию.
-
Финансист перегружен. Постоянные переработки — сигнал, что пора делегировать.
С чего начать перестройку
Разделите задачи на блоки
Условно в «Финансисте» финфункцию делят на:
- текущие операции;
- учёт и контроль;
- аналитика и планирование;
- казначейство;
- взаимодействие с банками, налоговой, аудиторами.
Посмотрите, какие задачи забирают 80% времени. Это то, что можно делегировать в первую очередь.
Наймите помощника или бухгалтера-экономиста
Это не контролёр, аналитик или финансовый директор №2. Это человек, который поможет снять рутину — платежки, сбор данных, составление первичных таблиц и другое. После этого вы сможете думать о системе, а не только о том, как дотянуть до конца недели.
Наведите порядок в инструментах
Если у вас 10 таблиц, и никто кроме вас не знает, как они работают — это проблема. Автоматизация — это не BI-система за миллионы, а хотя бы понятные шаблоны, чёткие процессы и инструкция для «живого человека».
Отдельная роль — человек, отвечающий за деньги
Рано или поздно появится задача выделить казначея или хотя бы отдельного сотрудника, который будет следить за движением денег: сверять остатки, вести платёжный календарь и планировать ликвидность. Когда этим занимается тот же человек, кто делает отчёт по выручке — начинаются сбои.
