Работа с бумажными документами постепенно уходит в прошлое. Предприятия и административные учреждения переходят на цифровой кадровый документооборот, что гораздо удобнее и проще.
Особенности законодательства относительно КЭДО
Закон разрешает и допускает работку с кадровыми документами в электронном виде. Изменения были внесены в законодательство в ноябре 2021 года (ФЗ №337). Нормативы позволяют переходить на КЭДО без дублирования документов в бумажном формате. Это закон. Никаких санкций со стороны проверяющих органов за работу с электронными документами (и отсутствием бумажных дубликатов) не последует.
Практически все кадровые документы разрешается переводить в цифровой вид. Есть лишь небольшое количество ограничений, например, трудовые книжки (они переводятся в электронный формат только с согласия работника), подтверждение о прохождении инструктажа относительно охраны труда и пр.
Подчеркнем, что руководителям и кадровым специалистам нужно периодически отслеживать изменения и обновления требований государства, касающихся КЭДО, чтобы оперативно реагировать на новые условия.
Новые законы, включая ФЗ №337, позволяют подписывать электронные документы разного типа, в том числе трудовые договоры. Электронный документооборот становится тем более удобным инструментом с учетом роста количества удаленных сотрудников, снижая расходы на логистику и другие процессы. В цифровом формате работать с файлами быстрее и гораздо комфортнее. Чтобы обмениваться с удаленными сотрудниками документами в режиме онлайн, нужно получить от них согласие на такой подход.
Преимущества перехода на электронный документооборот
Для работы с документами предусмотрены специальные системы, что дает целый ряд преимуществ:
- удобство – не нужно распечатывать договора, приказы и пр., создавать места для их хранения;
- скорость взаимодействия – ускоренное согласование и подписание;
- надежность – информация не затеряется, она хранится на серверах;
- быстрый поиск – любой документ в базе всегда можно найти практически моментально.
Специальные программы автоматизации, применяемые разными предприятиями, помогают наводить порядок в системе хранения договоров, приказов и пр., создавать удобную, функциональную и прозрачную систему учета, взаимодействия между сотрудниками (в том числе разных филиалов) и т.д.
К тому же внедрение электронного кадрового документооборота (КЭДО) – это безопасно. Цифровой формат убирает риски, связанные с потерей бумаг и т.д. Сотрудники быстрее выполняют формальные процедуры, а надежность используемых систем повышает защиту хранящихся в базе данных.
