Сегодня все больше компаний используют безналичные переводы при расчетах на АЗС. Вместо того чтобы давать деньги в руки водителям, многие организации покупают горючее с помощью топливных карт. Такое решение делает оплату значительно быстрее и удобнее. И это далеко не единственные плюсы бензиновых карт. Существует множество других преимуществ, которые получает компания, перешедшая на безнал.
Улучшение контроля расходов
При оплате наличными водитель может легко утаить от работодателя важную информацию. Чеки решают проблему лишь частично. Такой документ можно купить у оператора практически на любой АЗС. Поэтому те компании, которые отказываются от безнала, постоянно сталкиваются с недостоверными данными о движении финансов.
Начав использовать топливные карты, организация получает возможность контролировать каждую транзакцию. Сразу после оплаты в личный кабинет руководителя передаются данные о времени и месте заправки, включая номер счета, сумму списания, тип горючего, его объем. Благодаря этому вероятность краж и других злоупотреблений со стороны работников значительно снижается. Система позволяет вычислить водителя, который заправляется вне объектов, утвержденных руководством, или сливает горючее из бака.
Возможность отсрочки платежей
Кассовые разрывы являются большой проблемой для перевозчиков, поставщиков продукции и многих других компаний. Организациям приходится постоянно поддерживать большой объем оборотных фондов. Чтобы справиться с разрывами, можно взять кредит. Однако это только увеличит расходы компании в моменте. Хорошей альтернативой будет услуга овердрафта, доступная держателям топливных карт. Пользуясь ею, организация может заливать горючее сегодня, а платить за него через несколько недель. Если сроки оплаты соблюдаются, проценты по овердрафту не начисляются.
Сокращение расходов
Экономия средств — одна из основных причин, подталкивающих бизнес к использованию безнала на АЗС. Согласно подсчетам экспертов компании «МАСТЕРС», при оплате картой компания может сократить расходы примерно на 30 %.
Большая часть экономии достигается за счет возврата НДС. Плательщики данного налога (юридические лица и ИП на ОСН) имеют право оформить вычет, поскольку топливо приобретается в коммерческих целях. Для возврата средств необходимо предоставить в отделение ФСН пакет документов, подтверждающих покупку горючего и получение дополнительных услуг. Этот комплект формируют специалисты, работающие в процессинговой компании. Клиенту остается лишь написать заявление и приложить к нему уже готовые учетные документы.
Повышение уровня безопасности
Наличные — одна из наиболее небезопасных форм хранения денежных средств. Их могут украсть, их легко потерять или случайно порвать. Поэтому использовать их во время дальних командировок крайне нерационально.
Топливные карты, в отличие от наличных, надежно защищены от большинства угроз. Для проведения оплаты необходимо ввести ПИН-код, который знают только водитель и его руководитель. Благодаря этому злоумышленник, нашедший или укравший карту, не сможет ею воспользоваться. Помимо этого, носитель можно легко заблокировать, если известно, что он попал в руки третьим лицам. Чтобы сделать это, руководителю достаточно зайти в личный кабинет и сделать несколько кликов.
Гарантия качества топлива
Многие организации, использующие наличные для расчетов на АЗС, сталкиваются с подозрительно большим числом поломок топливных систем автомобилей. Это напрямую связано с качеством горючего, заливаемого в бак. Если проконтролировать действия водителя нельзя, то он будет заправляться на тех АЗС, где бензин или дизель дешевле. Чаще всего снижение цены означает ухудшение качества. Если бензин стоит на 2–4 рубля дешевле, чем в среднем по городу, высока вероятность того, что данный продукт не прошел необходимую проверку. Однократная заправка таким топливом может не отразиться на состоянии машины, но постоянный залив некачественного горючего быстро приведет к капитальному ремонту двигателя и топливной системы.
Вполне очевидно, что проверить каждую АЗС даже в одном городе невозможно. Кроме того, в этом нет необходимости. При использовании топливных карт можно быть уверенным, что в баки машин попадает только качественное заводское горючее. Процессинговые компании не работают с сетями, торгующими контрафактным бензином или дизелем.
Упрощение документооборота
Перейдя на безналичную форму оплаты, можно уменьшить нагрузку на сотрудников, занятых обработкой документов. Карты позволяют подключаться к системе ЭДО. Благодаря ей все документы, поступавшие ранее в бумажном виде, будут приходить на компьютер руководителя. Это косвенно уменьшит издержки, связанные с ведением бизнеса. Бухгалтеры смогут работать быстрее, а значит, ошибки станут появляться реже.
