Договор с организатором корпоратива приходит после того, как согласованы концепция и предварительная смета, и до первой оплаты. В сезон его подписывают быстро: площадка ждёт предоплату, артист держит дату, и текст пролистывают до реквизитов. Пролистывают как раз то, что определяет вечер.
Из чего состоит договор и что в нём можно не перечитывать
Большая часть текста одинакова у всех исполнителей. Преамбула, общие положения, конфиденциальность, форс-мажор, порядок разрешения споров, реквизиты: это шаблон, который кочует из договора в договор и почти ничего не говорит о вашем вечере. Читать его стоит один раз, для порядка.
Решают другие места: предмет договора и приложения к нему, условия изменения сметы, время работы, привлечение подрядчиков и приёмка. Сам корпоратив под ключ в юридическом тексте никак не определён. Это выражение из переговоров и коммерческого предложения, и содержание ему дают только приложения. Если их нет или они написаны общими словами, под ключом окажется ровно то, что исполнитель сочтёт нужным.
5 пунктов, которые решают всё
Ниже каждый пункт приведён так, как он обычно звучит в договоре оказания услуг, а следом сказано, что он означает на деле. Формулировки у разных исполнителей отличаются словами, но смысл у них один и тот же, и узнать нужное место в своём договоре несложно: оно почти всегда стоит в разделах о предмете, цене, сроках и порядке сдачи работ.
Предмет договора и приложение со сметой
«Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги по организации и проведению мероприятия в соответствии с Приложением № 1, являющимся неотъемлемой частью настоящего Договора».
Всё, что есть в приложении, входит в услугу. Всего остального в ней нет, даже если об этом говорили на встрече. Поэтому строка «техническое обеспечение» в смете ничего не гарантирует, а строка с перечнем звука, света, экрана и часов работы техников гарантирует. Чем подробнее приложение, тем меньше споров в день мероприятия.
Ориентировочная стоимость и расходы по факту
«Стоимость услуг, указанная в Приложении № 1, является ориентировочной и может быть скорректирована по согласованию Сторон». Рядом часто стоит: «Транспортные расходы оплачиваются Заказчиком по фактическим затратам».
Первая формулировка терпима, пока в ней есть слова «по согласованию Сторон»: без вашего письменного согласия сумма не меняется. Вторая открыта сверху. Для строк «по факту» стоит попросить предел или хотя бы перечень того, что туда входит.
Время мероприятия и переработка
«Продолжительность мероприятия определяется расписанием (Приложение № 2). Время сверх согласованного оплачивается Заказчиком дополнительно».
На вечере продление выглядит невинно: гости танцуют, кто-то из руководства просит ещё час. Этот час оплачивается площадке, техникам, ведущему и транспорту одновременно. В договоре полезно назвать человека, который имеет право продлить вечер, иначе решение примет тот, кто громче попросил.
Подрядчики и замена исполнителей
«Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для исполнения обязательств по Договору, оставаясь ответственным перед Заказчиком за их действия».
Важна вторая часть фразы. Если её нет, за ошибку звукорежиссёра или опоздание кейтеринга отвечать некому. Отдельно читают пункт о замене: «в случае невозможности участия исполнителя обеспечивается равноценная замена». Что считать равноценным, договор не говорит, поэтому дописывают «по согласованию с Заказчиком».
Приёмка услуг
«Услуги считаются оказанными надлежащим образом, если Заказчик в установленный срок не направил Исполнителю мотивированных возражений».
После корпоратива акт нередко не читают, срок проходит, и претензия к сорванному номеру программы может потерять силу. Замечания пишут письменно в первые дни, пока свежи расписание, фотографии и переписка.
Чего в договоре быть не должно
Настораживают три вещи: право исполнителя менять стоимость в одностороннем порядке, освобождение от ответственности за привлечённых подрядчиков и оплата всей суммы до мероприятия без привязки к этапам работы. Каждую из них можно обсуждать, и нормальный исполнитель обсуждает.
Отдельно проверяют комплект приложений. Чаще всего забывают:
- расписание вечера с именами ответственных за каждый блок;
- техническое задание, согласованное с площадкой, а не только с исполнителем;
- план зала с рассадкой и зонами монтажа;
- список контактных лиц с обеих сторон и порядок согласований по почте.
Если договор уже подписан
Подписанный договор не приговор. Всё, что нужно уточнить, оформляют дополнительным соглашением: состав сметы, предел расходов по факту, имя человека, который решает о продлении. Если договор признаёт переписку способом согласования, договорённости закрепляют письмом и просят ответ с подтверждением. Перед подписанием акта его сверяют с приложением построчно: каждая строка сметы должна быть исполнена или пояснена.
