В России инвентаризация является обязательным элементом учёта для многих организаций. Это касается всех видов имущества: товаров, оборудования, сырья, денежных средств и даже задолженностей. О том, зачем это нужно и как организовать инвентаризацию, рассказал аналитик сервиса «Финансист» в этом материале.
Зачем нужна инвентаризация
-
Инвентаризация помогает убедиться, что данные в бухгалтерских отчётах совпадают с реальным состоянием дел. Например, товары на складе должны соответствовать количеству, указанному в учётных документах. Это снижает риск ошибок и финансовых потерь.
-
При проверке имущества можно обнаружить недостачи, пересортицу или даже хищения.
-
Инвентаризация позволяет определить состояние основных средств: оборудования, машин, недвижимости. Это важно для планирования ремонтов и замены устаревших активов.
-
В России инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственных лиц и в ряде других случаев.
Как проводится инвентаризация
1. Подготовка к инвентаризации
Подготовительный этап включает в себя:
- составление приказа на проведение инвентаризации;
- утверждение графика проверок;
- определение объектов;
- назначение ответственных лиц.
2. Проведение проверки
Во время инвентаризации отвественные лица должны проверить наличие и состояние активов. Например, на складе пересчитываются товары, сверяются их фактические данные с учётными записями. Если проверяются денежные средства, производится пересчёт наличности и сверка с данными кассы. При проверке основных средств может быть проведена оценка их состояния.
3. Оформление результатов
Все выявленные отклонения фиксируются в актах инвентаризации. Если обнаружены недостачи или пересортица, нужно определить причины и виновных лиц. На основании актов вносятся исправления в бухгалтерский учёт.
4. Анализ и принятие мер
По результатам инвентаризации проводится анализ выявленных отклонений. Например, если обнаружена значительная пересортица на складе, это может быть сигналом о необходимости улучшить систему учёта или обучить сотрудников. В случае хищений могут быть приняты меры по усилению безопасности.
Основные трудности инвентаризации
В «Финансисте» выделяют три главных проблемы процесса.
-
Человеческий фактор — ошибки при подсчёте, неправильно оформленные документы и несвоевременное внесение данных.
-
Большие объёмы данных — в крупных компаниях инвентаризация может затянуться из-за большого количества активов.
-
Недоступность активов для проверки — иногда часть имущества может находиться в эксплуатации или аренде, что затрудняет его проверку.
