Подготовка к реализации проекта

Добрый день!

Продолжаю знакомить вас с проектом Сахалинского областного краеведческого музея, реализуемого при поддержке компании "Сахалин Энерджи" в рамках Фонда социальных инициатив "Энергия". 

После того как деньги были перечислены на счет музея, начался подготовительный этап. Нужно было:

- Заказать деревянный сундук, по форме напоминающий здание Краеведческого музея..

- Заказать большие кубики с иллюстрациями, связанными с темами нашей образовательной программы.

- Заказать баннер.

- Закупить материалы для творческих занятий.

- Составить образовательную программу на три месяца. 

По каждому пункту возникли разной степени тяжести сложности, которые теперь могут стать советами для всех, кто пишет гранты. 

1. Откладывайте товар в магазине еще во время составления сметы. Для творческих занятий мы хотели заказать много всего из "Амикса". Я просто откладывала товар в корзину на сайте магазина, а потом скопировала этот список в смету расходов по гранту. Проблема в том, что это было в конце февраля, итоги конкурса были объявлены в середине марта, а деньги поступили на счет музея в конце апреля. Я позвонила в "Амикс" сразу после объявления итогов конкурса и попросила их придержать нужные нам позиции до июня. Если бы я сделала это сразу перед подачей сметы, проблемы бы не было. А теперь оказалось, что некоторых позиций уже нет, либо нет в нужном количестве. 

К счастью, не хватающие товары удалось заменить в пределах допустимой разницы расходов по данной статье. 

Я не отложила товар сразу, потому что не была уверена,что проект пройдет конкурсный отбор. Но если бы я объяснила ситуацию менеджеру "Амикса" сразу, уверена, они бы вошли в положение и придержали товар на две недели, а потом снова выставили бы его на продажу - никто бы не пострадал. 

2. Внимательно следите за ходом выполнения работ, указывайте в договорах с поставщиками строгие строки, которые будут заканчиваться не раньше, чем за неделю до начала проекта. 

Я заключила договоры со всеми поставщиками и ушла в отпуск, вышла за день до начала проекта и оказалось, что кое-что еще не готово. Пришлось сделать несколько тревожных звонков. К счастью, успели вовремя.

3. Хорошо обдумывайте, что вам действительно нужно. 

Я хотела красивый деревянный сундук, по форме напоминающий здание Краеведческого музея, чтобы я ездила с ним по детским садам и доставала оттуда предметы для занятий. Мастер сделала удивительную работу, сундук получился невероятным! Вот только вес маленького музея вышел 17,5 кг, и это без аммонитов внутри! Теперь я экономлю на спортзале - качаю мышцы бесплатно.

В остальном подготовка прошла прекрасно и уже 7 августа состоялось первое занятие проекта "Детский сад музею рад!"